TCE-RO inicia os trabalhos de planejamento e implantação da gestão documental

 Desde maio deste ano, o Departamento de Gestão da Documentação desenvolve o projeto de implantação da gestão de documentos arquivísticos, analógicos e digitais do Tribunal de Contas

O Tribunal de Contas de Rondônia pensa no futuro da instituição promovendo a organização do seu passado. Desde maio deste ano, o Departamento de Gestão da Documentação (DGD) desenvolve o projeto de implantação da gestão de documentos arquivísticos, analógicos e digitais do TCE-RO.

Entre os objetivos do projeto destacam-se a regulamentação da política arquivística e a criação e estruturação da Comissão Permanente de Documentos de Arquivos (CPAD), a qual definirá regras de classificação e eliminação de documentos, envolvendo, entre outros, revisão de normativos internos, proposição de novos normativos afeto à matéria, implantação de repositório de documentos digitais.

Para alcançar os resultados esperados, foi contratado um bolsista pesquisador sênior, com formação e especialização em Arquivologia, além de experiência na área. Ele será o responsável por assessorar a equipe do Departamento de Gestão da Documentação (DGD) na consecução dos resultados.

O projeto é gerenciado pelo servidor Leandro de Medeiros Rosa, chefe da DGD. Além do arquivista e bibliotecário contratado Luiz Fernando Duarte de Almeida, a equipe do DGD conta com os servidores Deisy Cristina dos Santos, Josiane de Souza França Neves e Marco Túlio Trindade Seixas.

POLÍTICA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

Quanto à implantação da política de gestão de documentos, a equipe está desenvolvendo proposta de instrumentos de gestão arquivísticas: planos de classificação de documentos arquivísticos, tabelas de temporalidade e de destinação de documentos, além de dois manuais: de gestão de documentos e de tipologia documental.

Os procedimentos arquivísticos serão implantados à medida que forem aprovados pelo TCE-RO. Além disso, será desenvolvido projeto de capacitação dos servidores e colaboradores, como forma de sedimentar conhecimento e ajustar o tribunal às rotinas e procedimentos arquivísticos.

Com a implantação da gestão documental, o TCE-RO comporá o rol das instituições-referência no cenário brasileiro, que preservam e possibilitam o acesso aos documentos, com procedimentos de alto nível de qualidade e confiabilidade.