Automação do fluxo de trabalho é essencial para 81% dos profissionais

A pandemia trouxe uma nova realidade para as empresas. Para não parar totalmente as atividades, os escritórios tiveram que atuar de maneira remota, com cada profissional em sua casa. Mesmo que a época do alto contágio tenha ficado para trás, o trabalho remoto ou híbrido permanece em muitas organizações, o que traz desafios e oportunidades para todos. 

Para os profissionais, essa forma de trabalhar é vantajosa porque evita o estresse do trânsito, e permite ficar mais tempo com a família. Porém, o envolvimento da equipe é algo que requer cuidado. Segundo esta pesquisa da Monday.com referente à produtividade, 81% dos profissionais acreditam que a automação do fluxo de trabalho é essencial para isso. 

Além do mais, 84% disse que a automação pode aumentar a produtividade e, consequentemente, deixar a equipe mais feliz. Considerando apenas os brasileiros, 95% dos respondentes acreditam nessa ideia. Os entrevistados também creem que o aumento da eficiência na rotina pode diminuir o burnout - 94% respondeu que eficiência e estresse mental estão associados. 

A pesquisa foi realizada com 4.000 pessoas de diferentes nacionalidades, e serviu para entender o novo modo de trabalhar. Como as equipes não estão mais no mesmo ambiente físico na maior parte do tempo, é necessário saber o que é capaz de impulsionar a integração dos profissionais e auxiliar nas tarefas do dia a dia.

Resposta para eficiência está nas ferramentas 

As ferramentas tecnológicas estão no centro das discussões quando o assunto é trabalho remoto. Afinal, por meio dela, a equipe pode se comunicar, compartilhar arquivos, saber do andamento do trabalho, gerar relatórios de produtividade e muito mais. 

Para 95% dos brasileiros que responderam a pesquisa, as ferramentas podem aumentar o engajamento. Um dos motivos, como dito, está na visibilidade das tarefas. Os profissionais não ficam no escuro, e podem entender o próprio papel dentro de um projeto e falar com os outros quando necessário. 

Apesar de elas serem tão importantes, apenas 41% dos entrevistados acreditam que as empresas têm os recursos necessários para automatizar o trabalho. Ou seja, boa parte das companhias utilizam apenas e-mails e alguma plataforma para compartilhar arquivos, por exemplo. O que falta, em muitos casos, é um software de gerenciamento de projetos, que permite acompanhar o trabalho, designar tarefas e muito mais. 

Importância de uma ferramenta de gestão de projetos 

Uma ferramenta de gestão de projetos não é usada para fazer as entregas do trabalho, mas para acompanhá-lo. Nela, o gestor pode cadastrar as tarefas que serão desenvolvidas, designar quem irá fazê-las, colocar prazos, etc. 

Esse tipo de recurso costuma ser usado por toda a equipe que desenvolve um projeto. Por exemplo: uma pessoa recebe uma tarefa e a cada nova etapa atualiza na ferramenta. Dessa forma, todo o time é capaz de ver o que está sendo feito. 

O software permite ainda a automação do fluxo de trabalho, pois cada atividade está relacionada com outra, e tudo pode ser rastreado e compartilhado. Um profissional pode começar uma tarefa, porque sabe que outro concluiu algo e assim por diante. 

Por meio desse tipo de ferramenta, a equipe consegue identificar gargalos, possíveis atrasos na entrega e, consequentemente, tomar decisões mais assertivas e rápidas. O resultado se reflete na satisfação dos clientes, que tendem a aprovar entregas de empresas que têm processos mais organizados. 

Outra grande vantagem das ferramentas de gestão está na sua capacidade de gerar dados analíticos, como relatórios. Em poucos cliques, é possível extrair diversas informações sobre o desempenho da equipe, e ter um rico material para mostrar aos líderes e aos clientes. 

Em outras palavras, a automação garante mais produtividade, qualidade e satisfação - da equipe e dos clientes. Por esse motivo, esse é um dos investimentos que algumas empresas já fazem.

Os profissionais já perceberam o quanto é importante ter visibilidade do trabalho, ainda mais agora em que atuam de maneira remota. Porém, ainda existem empresas que não usam os recursos ideais para acompanhar os projetos. Elas estão refém de ferramentas básicas, como e-mail, planilhas estáticas e editores de textos. Os tempos mudaram, e com eles a tecnologia necessária também.